2024.12.06
Vägen till ett värdefullt möte
Tillsammans med våra branschorganisationer arrangerar Teknikföretagens Branschgrupper över 600 möten varje år. Allt från stora forum och konferenser med hundratals deltagare till intimare styrelsemöten eller arbetsgruppsmöten, alla med olika karaktär och syfte. För att säkerställa effektfulla möten har vi en egen mötesprocess för branschorganisationer.
Therese Premler-Andersson är branschansvarig hos Teknikföretagens Branschgrupper och beskriver fördelarna med en mötesprocess, som utgörs av ett antal mallar och checklistor. Projektgruppen vet vem som ansvarar för vad och när arbetsuppgifter ska utföras. En definierad process innebär också en möjlighet att dela resurser mellan team, eftersom vi har ett gemensamt arbetssätt för alla våra kunder.
– För att definiera vilka utmaningar och möjliga lösningar som finns för en bransch behöver företag i branschen mötas. När vi därefter ska gå från åsikt till ett beslut som gynnar branschen krävs påverkan som i sig innebär olika typer av möten med exempelvis beslutsfattare och myndigheter. Dessutom är möten och nätverkande mellan medlemmar i branschorganisationer en viktig anledning till varför många företag väljer att engagera sig i en branschorganisation.
Varje möte kräver en viss mötesadministration, så som bokning av lokal och kaffe, men också för att säkerställa kvalitet, måluppfyllelse och regelefterlevnad. Planering är oerhört viktigt. Branschgruppernas process utgår ifrån vad som behöver göras före, under och efter eventet för att nå framgång.
Från målbeskrivning till värdefulla diskussioner
Möten mellan företag och olika expertroller är en förutsättning för att påverka och driva förändring i en bransch.
– Det viktigaste före eventet är att fastställa mål och syfte. Därefter arbetar vi med innehåll och mötesverktyg som hjälper oss att nå dessa. Det är alltid bra att involvera deltagare innan möten, finns det exempelvis några frågor vi vill att de ska fundera på för att komma förberedda? Vi tar hänsyn till att deltagarna kommer ifrån sin vardag med uppdrag i det egna företaget. Vi behöver hjälpa dem att snabbt komma in i en branschkontext och förmedla mål och syfte för att få till ett bra möte.
Vid genomförandet visar sig det alltid att de goda förberedelserna kommer till nytta och är en förutsättning för att kunna fokusera på genomförandet.
– Under eventet behöver vi sedan säkerställa att mötet flyter på, att alla deltagare ges möjlighet att bidra, men också att vi har moment som innebär ny energi i form av varierande mötestekniker, pauser och inte minst mat och dryck. Ett bra möte för oss är ett möte som tar branschen vidare, ger deltagaren något att ta med sig hem till sitt företag, men det är också viktigt att deltagaren personligen har en vinning i form av utvecklande diskussioner eller ny kunskap.
I Sverige är vi inte alltid jättebra på det utan pratar gärna med de vi redan känner. Då behöver man redan på planeringsstadiet fundera på hur man underlättar för deltagarna.
– Flera av våra möten går ut på att etablera och stärka nätverk. Enkla saker som namnskyltar, bordplacering, ordentligt med pauser men även grupparbeten och andra uppgifter som gör att deltagarna behöver interagera med varandra gör större skillnad än vad man tror.
Förberedelse för att hantera det oförutsägbara
Innan mötet är det bra att identifiera potentiella risker och ha en plan för att hantera dem.
– Av erfarenhet är vi beredda på teknikstrul, sena avbokningar eller ändrade tidsplaner. Genom att ha genrep inför större möten kan teamet prata igenom eventuella behov av back-up för olika utmaningar. Under mötet är det viktigt att vara flexibel och snabbt anpassa sig till förändringar. Eftersom vi arbetar i team kring våra kunder kan vi fatta snabba beslut och ha en person i teamet som är ansvarig för att hantera oväntade händelser med lugn och tydlighet.
Den viktiga uppföljningen
– Det absolut viktigaste för att säkerställa ständig förbättring är att utvärdera event efter genomförande. Vi har, i vår process, checklistor och mallar för att utvärdera deltagarnas upplevelse av eventet, men också för intern utvärdering i teamet. Vi har också olika verktyg för att underlätta och effektivisera arbetet. Eftersom vi driver många branschorganisationer har vi också en enorm förbättringskraft då vi systematiskt delar erfarenheter och idéer mellan branschorganisationerna och teamen.
Fördelar med en mötesprocess
- Att tänka igenom en mötesprocess hjälper till att identifiera det som görs bra eller mindre bra och hitta möjliga förbättringsområden.
- En effektiv administration betyder att kraft kan läggas på innehåll och deltagarupplevelse.
- God förberedelse betyder att fokus kan läggas på att lyssna på och involvera deltagarna.
- Säkerställd leverans mot kund även om t.ex. en nyckelperson skulle bli sjuk.
- Möjlighet att dela resurser mellan team då vi har ett gemensamt arbetssätt för alla våra kunder.
- Det är lätt att pusta ut och gå vidare efter ett event, men stanna upp och lägg tid på utvärdering efteråt. Det är reflektioner kring vad som fungerade bra och mindre bra efter ett event som kommer göra er bättre.
